Постановление от 30.12.2010 г № 585
Об утверждении Административного регламента по исполнению муниципальным архивом местной администрации Лескенского муниципального района муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: Распоряжение Правительства КБР "О мерах по обеспечению перехода на предоставление государственных и муниципальных услуг (функций) в электронном виде" от 29.04.2010 имеет номер 158-рп, а не 158.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: План, утвержденный Распоряжением Правительства КБР от 29.04.2010 N 158-рп, имеет название "Переход на предоставление в электронном виде государственных и муниципальных услуг (функций) исполнительными органами государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, органами местного самоуправления Кабардино-Балкарской Республики, государственными и муниципальными учреждениями Кабардино-Балкарской Республики".
В соответствии с Распоряжением Правительства РФ от 25.10.2005 N 1789-р "О Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах и плане мероприятий по проведению административной реформы в Российской Федерации в 2006 - 2010 годах", Постановлением Правительства КБР от 21.09.2006 N 265-ПП "О Порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг", в целях реализации Распоряжения Правительства РФ от 17.12.2009 N 1993-р и Плана перехода на предоставление муниципальных услуг (функций) в электронном виде, утвержденного Распоряжением Правительства КБР от 29.04.2010 N 158, постановляю:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент по исполнению муниципальным архивом местной администрации Лескенского муниципального района муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций.
2.Рекомендовать главам администраций сельских поселений, Управлению по экономике и финансам местной администрации Лескенского муниципального района осуществлять формирование, ведение Единого реестра административных регламентов и предоставление муниципальных услуг (функций) в электронном виде.
3.Опубликовать Постановление в газете "Лескенская газета" и разместить на официальном сайте местной администрации Лескенского муниципального района.
4.Контроль за исполнением настоящего Постановления оставляю за собой.
Глава местной администрации
Лескенского муниципального района
А.МАКОЕВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНЫМ АРХИВОМ МЕСТНОЙ АДМИНИСТРАЦИИ
ЛЕСКЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ
ПО ИСПОЛНЕНИЮ ЗАПРОСОВ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
1.Общие положения
1.1.Административный регламент по исполнению муниципальным архивом местной администрации Лескенского муниципального района муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций разработан в целях повышения качества исполнения и доступности муниципальной функции, определяет требования к порядку исполнения муниципальной функции, сроки и последовательность действий (административных процедур), а также порядок контроля, обжалования действий (бездействия) должностных лиц местной администрации ответственных за организацию исполнения и исполнение запросов граждан и организаций.
1.2.Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 N 9059);
- "Рекомендациями по подготовке архивных справок и ответов на типовые запросы социально-правового характера, выдаваемых архивными учреждениями Российской Федерации" (Федеральное Архивное Агентство Российской Федерации).
1.3.В настоящем Административном регламенте по исполнению муниципальным архивом местной администрации Лескенского муниципального района муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций используются следующие сокращения:
- местная администрация Лескенского муниципального района - местная администрация;
- главы местной администрации Лескенского муниципального района - глава местной администрации;
- Административный регламент по исполнению муниципальным архивом местной администрации Лескенского муниципального района муниципальной функции по исполнению запросов граждан и организаций - Административный регламент;
- Управляющий делами местной администрации Лескенского муниципального района - Управляющий делами;
- муниципальный архив местной администрации Лескенского муниципального района - муниципальный архив;
- отдел по работе с обращениями граждан местной администрации Лескенского муниципального района - отдел по работе с обращениями граждан;
- отдел информационных технологий местной администрации Лескенского муниципального района - отдел информационных технологий;
- муниципальная функция по исполнению муниципальным архивом местной администрации Лескенского муниципального района запросов граждан и организаций - муниципальная функция;
государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации,- пользователь архивными документами.
1.4.Исполнение муниципальной функции осуществляет муниципальный архив.
2.Требования к порядку исполнения муниципальной функции
2.1.Порядок информирования по процедуре исполнения муниципальной функции
2.1.1.Информация по процедуре исполнения муниципальной функции предоставляется:
- непосредственно в муниципальном архиве;
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- по электронной почте;
- при личных обращениях.
2.1.2.По письменным обращениям о порядке исполнения запросов пользователей архивными документами, поступившим в местную администрацию муниципального района, ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
2.1.3.По обращениям, поступившим в муниципальный архив по каналам телефонной связи, работники муниципального архива дают исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов пользователей архивными документами.
Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин или представитель организации, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.
2.1.4.По обращениям, поступившим по электронной почте, ответ направляется на электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня поступления обращения.
2.1.5.Информирование (консультирование) по процедуре исполнения муниципальной функции осуществляют работники муниципального архива в соответствии с должностными инструкциями в рабочие дни без предварительной записи.
2.1.6.Время ожидания в очереди для получения информации по процедуре исполнения муниципальной функции от работников муниципального архива при личном обращении пользователя архивными документами не должно превышать 20 минут.
2.1.7.Письменные обращения пользователей архивными документами о порядке исполнения муниципальной функции рассматриваются работниками муниципального архива в срок, не превышающий 10 дней с момента получения письменного обращения.
2.1.8.При устных обращениях и ответах на телефонные звонки работники муниципального архива подробно, четко и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся по интересующим их вопросам.
2.1.9.На информационном стенде, располагающемся в хорошо просматриваемом месте приемного помещения, размещаются:
- график работы муниципального архива, дни и часы, установленные для личного приема граждан и представителей организаций;
- фамилии, имена, отчества, должности работников муниципального архива, осуществляющих прием и информирование граждан и представителей организаций;
- номера телефонов муниципального архива, адрес электронной почты местной администрации муниципального района;
- формы заявлений на получение информации из информационных ресурсов муниципального архива и образцы их заполнения;
- основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной функции.
2.3.Срок исполнения муниципальной функции
2.3.1.Запросы пользователей архивными документами исполняются в течение 10 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях работниками муниципального архива срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом пользователя.
2.3.2.Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, муниципальный архив рассматривает в первоочередном порядке или в согласованные с ними сроки.
При необходимости проведения объемной работы по поиску необходимых для их исполнения архивных документов муниципальный архив письменно извещает пользователей о промежуточных результатах работы.
2.3.3.Срок исполнения запросов социально-правового характера (связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации) не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса.
Этот срок при необходимости может быть продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя архивными документами.
2.3.4.Работники муниципального архива вправе устанавливать сокращенные сроки исполнения запросов социально-правового характера.
2.3.5.Срок исправления технических ошибок, допущенных работником муниципального архива при исполнении муниципальной функции, не должен превышать 3 рабочих дней с момента обнаружения ошибки или получения в письменной форме заявления об ошибке в тексте информационного документа, подготовленного по результатам исполнения запроса.
2.4.Описание результатов исполнения муниципальной функции
2.4.1.Результатом исполнения муниципальной функции являются:
2.4.1.1.Информационное обеспечение пользователя архивными документами в соответствии с его запросом посредством предоставления ему информационных продуктов, созданных муниципальным архивом в результате исполнения муниципальной функции на бумажном носителе:
- архивная справка - документ муниципального архива, составленный на общем бланке местной администрации муниципального района, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная выписка - документ муниципального архива, составленных на общем бланке местной администрации муниципального района, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения того архивного документа, составленная машинописным способом на общем бланке местной администрации муниципального района;
- копия архивного документа - документ муниципального архива, изготовленный по заказу пользователя архивными документами посредством ксерокопирования, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения архивного документа;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке местной администрации муниципального района по запросу пользователя архивными документами, содержащее информацию о хранящихся в муниципальном архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для использования на территории Российской Федерации, подписываются главным специалистом муниципального архива и исполнителем архивного документа и заверяются печатью муниципального архива.
Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления за рубеж, подписываются управляющим делами местной администрации и главным специалистом муниципального архива и заверяются гербовой печатью местной администрации муниципального района.
Информационное письмо подписывается работниками муниципального архива.
Копия архивного документа заверяется исполнителем документа с проставлением печати муниципального архива.
2.5.Потребители результатов исполнения муниципальной функции. Основания для исполнения муниципальной функции
2.5.1.Потребителями результатов исполнения муниципальной функции являются:
граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, российские и иностранные юридические лица, международные организации, государственные органы и органы местного самоуправления.
От имени физических лиц заявления о выдаче муниципальным архивом документов, подготовленных по результатам исполнения их запроса, могут подавать представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности или договоре.
От имени юридических лиц заявления могут подавать лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами без доверенности.
2.5.2.Основанием для исполнения муниципальной функции является письменный запрос (заявление) в адрес администрации района или муниципального архива.
2.5.3.Заявитель направляет по почте, передает по электронной почте или предоставляет во время личного приема документы, имеющие непосредственное к нему отношение, оформленные в установленном настоящим Административным регламентом порядке и необходимые для поиска запрашиваемой информации.
2.5.4.Запросы, поступающие в муниципальный архив от физических лиц должны содержать:
Направленные по почте:
- фамилию, имя, отчество, почтовый адрес места жительства;
- наименование темы (вопроса) и хронологию запрашиваемой информации;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
В случае необходимости к письменному обращению прилагаются иные документы (в копиях).
Предоставленные во время личного приема:
- письменное заявление (анкета-заявление) по установленному образцу (приложение N 1 к Административному регламенту - не приводится);
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- копию трудовой книжки (при исполнении запросов, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации);
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.5.5.Запросы, поступающие от юридических лиц по почте и во время личного приема должны содержать:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
- вид информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса;
- другие документы, представление которых необходимо для подготовки испрашиваемых заявителем информационных документов.
2.5.6.Запросы, поступающие по электронной почте (Интернет-обращения) должны содержать:
- наименование органа местного самоуправления - местная администрация Лескенского муниципального района (муниципальный архив) или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому он направлен;
- тему (вопрос) и хронологию запрашиваемой информации;
- дату отправления обращения;
- почтовый адрес места жительства;
- электронный адрес;
- наименование вида информационного документа, испрашиваемого заявителем по результатам исполнения его запроса.
2.6.Организация и ведение приема
2.6.1.Прием пользователей архивными документами ведется в порядке живой очереди без предварительной записи в установленные дни и часы приема.
2.6.2.Непосредственную организацию приема осуществляют работники муниципального архива.
2.6.3.Работники муниципального архива в ходе личного приема оказывают пользователям архивными документами информационно-консультативную помощь.
2.6.4.Работники муниципального архива обеспечиваются настольными табличками с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
2.7.Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления муниципальной функции
2.7.1.Помещения, выделенные для исполнения муниципальной функции должны соответствовать санитарно-гигиеническим правилам и нормативам.
2.7.2.В местах ожидания личного приема должна размещаться следующая информация:
- полное наименование муниципального архива;
- режим работы муниципального архива;
- формы документов для заполнения и образцы их заполнения;
- адреса центральных архивных учреждений Кабардино-Балкарской Республики.
2.7.3.Помещения, предназначенные для исполнения муниципальной функции, обозначаются табличками с указанием номера кабинета, названия структурного подразделения.
2.7.4.Рабочие места работников, осуществляющих исполнение запросов граждан и организаций, оборудуются телефонами, средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме обеспечить исполнение муниципальной функции.
2.7.5.Места ожидания приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями и столами для возможности заполнения анкет-заявлений и иных форм документов.
2.8.Основания для приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной функции
2.8.1.Основанием для приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной функции являются:
- волеизъявление пользователя архивными документами, выраженное в письменной форме, об отзыве заявления о предоставлении информации;
- отсутствие письменного запроса заявителя о предоставлении запрашиваемой информации, предусмотренного разделом 2.5. Административного регламента;
- запрос не может быть исполнен без предоставления заявителем дополнительных сведений по теме (существу вопроса), хронологии запрашиваемой информации;
- запрос, не относящийся к составу хранящихся в муниципальном архиве архивных документов;
- отсутствие в запросе или Интернет-обращении фамилии, почтового адреса или соответственно электронного адреса заявителя;
- текст письменного запроса не поддается прочтению.
2.8.2.Ответ с указанием причин приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной функции вручается:
- при личном обращении по требованию заявителя решение о приостановлении исполнения или об отказе в исполнении муниципальной функции оформляется и выдается заявителю в письменном виде в день обращения;
- при обращении заявителя по почте или при поступлении Интернет-обращения мотивированное решение о приостановлении исполнения или об отказе исполнения муниципальной функции оформляется в течение 5 дней и направляется по почте заявителю или соответственно на адрес электронной почты заявителя.